Claus Hjort Frederiksen var på banen i denne uge med en katalog over besparetlser.

Jeg har ikke forstand på det meste, men digitalisering af dokumenter - det har jeg fået forstand på vel at mærke på den hårde måde.

For et års tid siden så besluttede firmaet at alle købsfaktuaer skulle indscannes og sendes til elektronisk godkendelse. Med et hovedfirma i Århus og filialer i andre byer, så var der mange bilag i cirkulation, når disse indkøb skulle godkendes. Det var derfor et naturligt at kaste ressourcer efter en digitalisering, så vi kunne godkende alle indkøb på vores skærm uanset om vi var på vores eget kontor, arbejdede hjemmefra eller var udstationeret i en fremmed afdeling.

Efter et års research fandt vi det førende firma på området i Glostrup, som kunne levere en løsning med integration til Microsoft Dynamic NAV (også kendt som Navision).

Men nu et år efter indførelsen af indscanningen er vi kommet dertil at vi har måttet bede leverandørerne om længere kreditter og indscanningen af halvdelen af fakturaerne er opgivet.

Vi er kun et almindeligt firma. Vi kunne aldrig tvinge vores leverandører til at levere fakturaer i elektronisk format imodsætning til staten. OCR-genkendelse af fakturaer er specialist arbejde der kræver DTP-viden. Så alle tanker vi måtte have haft omkring at spare en bogholderi medarbejder eller picoline i forbindelse med postbehandling er væk.

Noget andet er arbejdsgangen. Bilag skal konteres. De eneste som kan finde ud af at sætte de rigtige konti på er bogholderimedarbejdere. De forsøg vi har lavet med at lade indkøbere kontere selv har kun givet problemer med revision og moms. Men at lade bogholderiet arbejde med indscanningsprogrammet er håbløst. En Internet browser er ikke et ERP-program. Et ERP-program er idag en specialiseret løsning med 20 års udvikling på bagen. Det kan man ikke simulere i en internet browser. Der er simple ting som rulle billeder baseret på wildcard-søgninger, der ikke kan lade sig gøre.

Når vi er ved arbejdsgangen så er der 3 eller 4 parallele flow i indscanningsløsningen, da selve interfacet til økonomiprogrammet ikke giver mulighed for at differencere dataoverførsel til forskellige kost-centre i samme regnskabssystem. Det vil sige at en ændring af organisationen skal rettes 4 steder.

Resultatet er at vi her et år efter bruger ca. dobbelt så lang tid på behandling af et bilag som før digitaliseringen.

Vi har investeret ca. en million kroner i software, udvikling og efteruddannelse på dette projekt. Vi regner idag med at investeringen er tjent ind om cirka 4-5 år og det er endda et optimitisk skøn. Det er på trods af at alle eksperter vi har konsulteret har bekræftet os i at vi har valgt den leverandør der var længst fremme i skoene på dette område. Konklusionen må være at man ikke i dag kan få en gevinst ved digitalisering.

Så hvis alle de øvrige forslag fra Klaus Hjort Frederiksen er lige så lidt funderet i virkeligheden, så ved jeg snart ikke om kommunerne kan bruge et eneste af disse mange forslag.

Der er kun en ting at sige om Claus Hjort Frederiksens forslag: Det er en ommer.